Dina arbetsuppgifter

Som dokumentcontroller skapar du, tillsammans med vår andra dokumentcontroller, förutsättningar för att all information som går in och ut ur myndigheten registreras på enklaste sätt och är ett stöd till medarbetare i detta. Den närmaste tiden kommer ett särskilt fokus ligga på att stärka hanteringen av vår digitala information, där du har en viktig roll i framtagandet av nya rutiner och arbetssätt samt implementeringen av dessa.

Du ansvarar för ordningen på plats i myndighetens fysiska arkiv, där du bland annat jobbar med arkivvård och gallring. Arkivet kommer under 2025 att flyttas från vårt kontor på Sandö, Kramfors kommun till Stockholm, en process som du kommer vara delaktig i. I arbetet ingår att förteckna digitala lagringsytor och myndighetens databaser, samt att samordna uppdatering av behandlingsregister över personuppgifter. I det löpande arbetet arbetar du med ständiga förbättringar.

Allt arbete bedrivs i nära samarbete med IT, säkerhetsfunktionen, jurist och den verksamhet som berörs. Du deltar i relevanta nätverk och kan komma ha en aktiv roll i FBA:s signalskyddsorganisation. Andra uppgifter inom ramen för avdelningens verksamhet kan tillkomma.

Din profil

Kvalifikationer

• Relevant eftergymnasial utbildning, eller motsvarande kompetens förvärvad på annat sätt som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• God kunskap om allmän förvaltningsrätt
• God förståelse för vårt digitala samhälle och dess krav på informationssäkerhet
• Goda användarkunskaper i Microsoft 365-programmen
• Mycket goda kunskaper i svenska och goda kunskaper i engelska i såväl tal som skrift
  
  

Meriterande

• Erfarenhet av arbete på statlig myndighet
• Erfarenhet av att handlägga ärenden i enlighet med förvaltningslagen och/eller offentlighets- och sekretesslagen (OSL)
• Erfarenhet av att arbeta i dokument- och ärendehanteringssystem, digitala arkiv eller liknande
• Kunskaper om informationssäkerhet
• Erfarenhet av signalskyddsarbete
• Erfarenhet av verksamhetsutveckling i syfte att stärka informationshantering

Arbetet ställer stora krav på flexibilitet och förmåga att ta eget ansvar för att leverera enligt överenskommelse. Du är professionell och resultatorienterad i din yrkesroll. Du har mycket god förmåga att strukturera och prioritera i ditt arbete. Arbetet innehåller många personkontakter och ställer därmed krav på att du är konsultativ, serviceinriktad och har en mycket god samarbetsförmåga.

FBA strävar efter en personalsammansättning som speglar samhällets mångfald. Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper som, tillsammans med tidigare erfarenheter, ska kunna vidimeras vid referenstagning.

Vi erbjuder ett meningsfullt arbete där du kan känna delaktighet och ansvar. På FBA är du som medarbetare vår viktigaste tillgång. Här kan du läsa mer om hur det är att arbeta på FBA och vilka karriärmöjligheter du har hos oss.

Du kommer att anställas som tjänsteperson i rollen som dokumentcontroller. Tjänsten är tillsvidare med start enligt överenskommelse, provanställning på 6 månader tillämpas. Placeringsort är Stockholm. Säkerhetsprövning kan komma att göras enligt bestämmelser i säkerhetsskyddslagen.

Ansök senast 6 mars 2025

Vi undanber oss erbjudanden om annonserings - och rekryteringshjälp.

Rollens innehåll: Karolin Lindberg, enhetschef, 070-574 60 16 (semester 24 – 28 februari)
Allmänna och praktiska frågor: Sandra Bäcklund, HR verksamhetspartner, 070-180 69 38
Facklig representant, SACO: Jan Frid 070-178 87 23
Facklig representant, ST: Helene Leander 070-183 52 12 

Om oss 

Folke Bernadotteakademin (FBA) är myndigheten för fred, säkerhet och utveckling.

FBA arbetar med internationella fredsinsatser och utvecklingssamarbete. Myndigheten bedriver utbildning, forskning och metodutveckling för att stödja freds- och statsbyggande i konflikt- och postkonfliktländer. Vi bidrar även med civil personal och expertis till freds- och valobservationsinsatser som leds av EU, FN och OSSE. Myndigheten har fått sitt namn efter Folke Bernadotte, FN:s första medlare.