Dina arbetsuppgifter

Som dokumentcontroller skapar du, tillsammans med vår andra dokumentcontroller, förutsättningar för att all information som går in och ut ur myndigheten hanteras och registreras på enklaste sätt och är ett stöd till medarbetare i detta. Den närmsta tiden kommer ett särskilt fokus ligga på att stärka hanteringen av vår digitala information, där du har en viktig roll i framtagandet av nya rutiner och arbetssätt samt implementeringen av dessa.

Du ansvarar för ordningen på plats i myndighetens fysiska arkiv, där ingår bland annat arkivvård och gallring. I det löpande arbetet arbetar du med förenkling och ständiga förbättringar. Allt arbete bedrivs i nära samarbete med IT, säkerhetsfunktionen, jurist och den verksamhet som berörs.

Din profil

Kvalifikationer

• Relevant eftergymnasial utbildning, eller motsvarande kompetens förvärvad på annat sätt som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• Aktuell erfarenhet av arbete med någon eller några av de arbetsuppgifter som beskrivs ovan
• Erfarenhet av att arbeta i dokument- och ärendehanteringssystem, digitala arkiv eller liknande
• Erfarenhet av arbete i statlig myndighet
• Goda kunskaper om allmän förvaltningsrätt
• Goda användarkunskaper i Microsoft 365-programmen
• Mycket goda kunskaper i svenska och goda kunskaper i engelska i såväl tal som skrift

Meriterande

• Erfarenhet av att handlägga ärenden i enlighet med förvaltningslagen och/eller offentlighets- och sekretesslagen (OSL)
• Erfarenhet av arbete med förenkling och effektivisering av rutiner och arbetssätt
• Erfarenhet av upphandling och/eller implementering av ärende-/dokumenthanteringssystem
• Erfarenhet av att hålla utbildningar/kapacitetshöjande insatser

Arbetet ställer stora krav på flexibilitet och förmåga att ta eget ansvar för att driva arbetet framåt. Du är professionell och resultatorienterad i din yrkesroll. Du tycker om att arbeta med ständiga förbättringar och får gärna ha särskilt god förmåga att hålla ordning och reda. Arbetet innehåller dagligen personkontakter, både digitala och fysiska, och ställer därmed krav på att du är serviceinriktad, anpassar din kommunikation efter mottagaren och har en mycket god samarbetsförmåga.

FBA strävar efter en personalsammansättning som speglar samhällets mångfald. Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper som, tillsammans med tidigare erfarenheter, ska kunna vidimeras vid referenstagning.

Vi erbjuder ett meningsfullt arbete där du kan känna delaktighet och ansvar. På FBA är du som medarbetare vår viktigaste tillgång. Här kan du läsa mer om hur det är att arbeta på FBA och vilka karriärmöjligheter du har hos oss.

Du kommer att anställas som tjänsteperson i rollen som dokumentcontroller. Tjänsten är ett vikariat till och med mars 2027, med start enligt överenskommelse. Placeringsort är Stockholm. Säkerhetsprövning kan komma att göras enligt bestämmelser i säkerhetsskyddslagen.

Ansök senast 17 augusti 2025.

Vi undanber oss erbjudanden om annonserings - och rekryteringshjälp.

Rollens innehåll: Karolin Lindberg, enhetschef, 070-574 60 16 (semester 30 juni – 11 juli samt 28 juli – 8 augusti)
Allmänna och praktiska frågor: Carolina Lindelöf, HR verksamhetspartner, 072-454 87 66 (semester 11 juli – 10 augusti)

Fackliga kontakter:
Lokala Saco-S: SACO-S.Styrelse@fba.se
Lokala ST: FBA.Lokala.ST.Styrelse@fba.se

Om oss 

Folke Bernadotteakademin (FBA) är myndigheten för fred, säkerhet och utveckling.

FBA arbetar med internationella fredsinsatser och utvecklingssamarbete. Myndigheten bedriver utbildning, forskning och metodutveckling för att stödja freds- och statsbyggande i konflikt- och postkonfliktländer. Vi bidrar även med civil personal och expertis till freds- och valobservationsinsatser som leds av EU, FN och OSSE. Myndigheten har fått sitt namn efter Folke Bernadotte, FN:s första medlare.