Behandling av personuppgifter

FBA behandlar personuppgifter bland annat för att informera om vår verksamhet, administrera konferenser och utbildningar, hantera ärenden, diarieföra handlingar, hantera inkomna frågor och för att rekrytera medarbetare, deltagare och experter. Du kan läsa mer om FBA:s uppdrag och vår instruktion i Förordning (2024:1026).

De flesta personuppgiftsbehandlingar FBA utför har som rättslig grund att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Det gäller framför allt de uppgifter myndigheten har ålagts att utföra enligt sin instruktion.

En del behandlingar stöder sig på grunden att uppfylla en rättslig förpliktelse. Det gäller bland annat behandling av personuppgifter vid rekrytering som måste bevaras i händelse av ett överklagande.

I vissa fall kan samtycke vara aktuellt. Om en behandling av dina personuppgifter grundar sig på samtycke har du rätt att när som helst dra tillbaka ditt samtycke.

FBA:s dataskyddsombud (DSO)

Du kan kontakta vårt dataskyddsombud om du har frågor som rör vår behandling av dina personuppgifter eller om du vill utöva dina rättigheter, som exempelvis att begära ett registerutdrag.

Frågor om hantering av personuppgifter kan ställas till myndighetens dataskyddsombud via e-post, dataskyddsombud@fba.se, eller via brev adresserat till Dataskyddsombudet, FBA, Folke Bernadotteakademin, Box 270 68, 102 51 Stockholm.

Offentlighetsprincipen

FBA är en statlig myndighet. Uppgifter som lämnas till oss kan bli allmänna handlingar. Personuppgifter kan därför komma att behandlas för att uppfylla skyldigheter enligt tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagstiftningen. Allmänna handlingar kan lämnas ut enligt offentlighetsprincipen om uppgifterna inte omfattas av sekretess.

Kategorier av personuppgifter som behandlas

FBA behandlar personuppgifter som namn, kontaktuppgifter, korrespondens via e-post, fotografier, deltagaruppgifter i utbildningar och aktiviteter, i vissa fall reseuppgifter, arbetsgivare/funktion och organisationstillhörighet.

Hantering av känsliga personuppgifter

Ibland hanterar FBA känsliga personuppgifter. Det kan gälla uppgifter som skickas in till myndigheten eller uppgifter som behövs i samband med deltagande i en aktivitet. Uppgifterna hanteras endast för det ändamål de samlas in för. Rättslig grund för behandlingen av känsliga personuppgifter är viktigt allmänt intresse, eller samtycke, om det gäller till exempel kostpreferenser och medicinska uppgifter som behövs i samband med kurs eller aktivitet.

Lagringstid

Hur länge personuppgifter sparas varierar beroende på ändamålet med behandlingen. Personuppgifter sparas endast så länge de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för. När ett ärende har slutbehandlats görs en bedömning av vad som enligt arkivlagstiftningen ska bevaras i ärendet.

För FBA som statlig myndighet gäller arkivlagstiftningen. Den säger att myndigheten ska bevara allmänna handlingar och bara gallra handlingar i enlighet med gallringsföreskrifter från Riksarkivet. FBA följer dessa regler om bevarande och gallrar allmänna handlingar i enlighet med gällande gallringsföreskrifter och beslut.

Mottagare av personuppgifter

Endast personal som behöver ha tillgång till personuppgifterna i sitt arbete hanterar dem. Uppgifter kan också bli föremål för utlämnanden till följd av offentlighetsprincipen.

FBA använder i vissa fall personuppgiftsbiträden. Anlitade personuppgiftsbiträden får endast behandla personuppgifter i enlighet med de ändamål och instruktioner som FBA har lämnat för behandlingen. Instruktionerna regleras i ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal. Biträdet och de som agerar under biträdets ledning får aldrig ta del av mer uppgifter än vad som krävs för utförande av den tjänst som avtalet omfattar.

Personuppgifter kan även lämnas till andra myndigheter eller organisationer när detta följer av lag, förordning eller myndighetens uppdrag.

Överföring till tredjeland

FBA bedriver internationell verksamhet som kan innebära att personuppgifter delas med internationella organisationer, utländska myndigheter och andra samarbetspartner. I vissa fall kan detta innebära att personuppgifter överförs till länder utanför EU/EES eller till internationella organisationer.

Sådana överföringar sker endast när det är nödvändigt för att genomföra myndighetens uppdrag och i enlighet med dataskyddsförordningen. FBA säkerställer att det finns rättsligt stöd för överföringen och att lämpliga skyddsåtgärder vidtas för att skydda de registrerades personuppgifter.

Exempel på situationer där personuppgifter kan överföras är vid utsändning eller utlåning av personal till internationella organisationer, genomförande av internationella utbildningar, konferenser och workshops samt samarbete med utländska myndigheter och organisationer.

Dina rättigheter som registrerad

Du har rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Observera att vissa rättigheter, såsom rätten till radering och dataportabilitet, kan vara begränsade när FBA behandlar personuppgifter för att utföra sitt myndighetsuppdrag eller för att uppfylla lagstadgade skyldigheter. Du har rätt att:

• Få bekräftelse på om personuppgifter som rör dig är under behandling

• Få veta vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller

• Få veta ändamålet med behandlingen

• Begära tillgång till dessa uppgifter

• Få veta vilka mottagare eller kategorier av mottagare uppgifterna lämnas till

• Om möjligt, få veta under vilken period personuppgifterna kommer att lagras

• Begära rättelse eller i vissa fall radering av dina personuppgifter samt, när lagens förutsättningar är uppfyllda, överföring av dina personuppgifter (dataportabilitet)

• Begära begränsning av behandling, eller invända mot behandling

• Få information om varifrån personuppgifter har hämtats när de inte har samlats in direkt från dig.

Du kan läsa mer om dataskyddsförordningen hos Integritetsskyddsmyndigheten. Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att FBA behandlar dina personuppgifter i strid med dataskyddsreglerna.